スケジュール表に入れる3つの約束

■あなたは、自分のスケジュールをどのように管理していますか?

手帳で管理されている方。

スマホのアプリで管理されている方。

PCのソフトで管理されている方。

いろいろ自分なりの管理手法をお持ちだと思います。

 

仕事には大きく分けて2つあります。

「タスク」と言われる期日はないけどやらなければいけない仕事。

「アポイントメント」と言われる期日のある仕事。

私の場合はグーグルカレンダーですべて管理しているので、

どちらも一目でわかるようになっています。

 

■「アポイントメント」は日時を入れて入力します。

「タスク」は時間の部分を「終日」にチェックを入れて、

上のほうにまとめて出てくるようにしています。

その日やらなかったタスクや

忘れないためにメモして残している程度のタスクは、

ドラックして、次に思い出したほうがよさそうな日に

日付だけ変更をします。

 

■私はスケジュール表への入力の際に

管理すべきタスクは3つあると考えています。

 

1)

自分が自分と約束をした、

実行責任が自分にある約束。

 

2)

自分と相手とお互いに約束した、

お互いに実行責任のある約束。

 

3)

相手が自分に約束をしてくれた、

実行責任が相手にある約束。

 

■周りを見ているとよく忘れがちなのが、

3)の約束です。

相手に実行責任があるからと、

頼んだらやってくれると思い、

管理していない方が多いようです。

 

その場合、例えばこんな会話になります。

 

自分「これ〇日までにやっておいてもらっていい」

相手「わかりました!」

 

自分(期日が過ぎてからそう言えば頼んだ件の報告がないことに気づく)

 

自分「〇〇さん、そう言えばこの間頼んだ件、どうなった?」

相手「あーすいません。まだできてないんです」

自分「だったらそうならそうと言ってくれないと困るじゃないか!」

相手「すいません。・・・・」

 

こんな感じですね。

 

■相手に「これお願いします」と伝えたら、

やってくれていると勘違いをしてしまう。

やることを前提に、実行責任だけでなく、

約束の履行まで相手に依存してしまうパターンです。

 

本来は約束の履行は、

「伝えた側」と「伝えられた側」双方にあります。

特に管理者はその間違いを犯しがちです。

だから

「頼んだのになんでやってないんだ!」

と言った類のことを言う羽目になってしまいます。

これは実行責任者である相手も悪いですが、

困る約束の管理まで相手に依存してしまった

管理者側にも問題があります。

 

■もしこの場合、自分が

「これ〇日までにやっておいてもらっていい?」

といった後、すぐに自分のスケジュール表に

アポイントメントとして入力していたとしたら

こういったトラブルは避けられますよね。

 

大切なことは、

相手に仕事のミスや間違いを起こさせないための

仕組みを作ったりフォローをすることも管理者の責任だということです。

これをやれるようになると、

言った言わない、忘れた、などのトラブルも激減するので、

怒る回数も減らせます。

いわゆる怒りのダイエットですね(笑)

 

■すでに完璧に管理されている方はいいのですが、

部下に怒る頻度の多い方は、

自分の部下に実行責任のあることでも、

約束の管理まで部下に依存していないかを

一度見直してみてください。

 

伝えたらやってくれると思うのは上司の妄想です(笑)

もちろん、伝えたらちゃんとやってくれる人もいます。

でも、残念ながらその部下なりの理由があって、

手が付けられずにいたりすることもあります。

その時のために、実行責任は部下にあることでも、

約束の管理だけはしっかり自分でやってみてはいかがでしょうか。

きっと仕事がスムースにいくようになりますよ。

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