時間を上手く使うには、「やらないことを増やす」「やらないことを決める」ことをやってみましょう。

はい。時間の活用が上手い人は、優先順位よりも劣後順位を決めています。

前回お伝えした通り、人は20%の大切なことに20%の時間しか使わず、どうでも良い80%のことに80%の時間を使ってしまいます。しかし本来は20%の行動に80%の時間を使い、どうでも良い80%の行動は20%の時間をかけるべきです。そのためには、やらないことをたくさん決めなければいけません。

仕事で成果を出している人は、仕事の量で時間を決めるのではなく、限られた時間の中でやるべき仕事を決めます。その時間の中でより効果を出せる仕事を選択しているんです。そのためには、やらないこと・手放す勇気を持つことが大切です。

その通りです。

私はいつも、以下の2つの質問をしてくださいとお伝えしています。
①これをやらないと誰が困るか？
②これをやる目的は？どのような成果を出すための行動か？

この2つの質問に対して少しでも迷うことがあれば、一旦やめてみてください。

そうです。2つの質問に答えられて、「どうしてもやらなければいけない」と感じたもの以外は一旦全てやめてみて、もし不都合が生じたらまた始めれば良いのです。例えば、会議は本当に必要か？という議論が社内で出たら、一度全部やめてみる。やめた後に、不都合に感じた人が、不都合に感じた会議のみ、再び始めれば良いのです。

おっしゃる通り、午前中は有効的に活用した方が良いですね。午前中の3時間は午後の5時間に匹敵するとも言われるほどです。睡眠をとって脳を休めた後の方が、人は効率良く時間を使うことができるものです。

20%のやるべきことを午前中に、80%のことを午後にすると良いと言われています。

人の集中力は4時間しか続かないとも言われています。よくメジャーリーグは日本よりも練習時間が短いと言われていますが、それは集中力が持続する時間に効率良く練習を行っているからです。

さらに現代は様々なコミュニケーションツールから連絡が入り、SNSやアプリなどスマホへの通知も多いので、集中力が途切れやすいです。私の会社では、午前中は私への連絡を緊急時以外は禁止にしていて、午前中の貴重な時間に集中できる環境づくりを行っています。経営者は特に連絡に追われやすいので、社内だけでも午前中は連絡禁止にするなど、午前中の集中できる時間を大切にするべきです。

そこで劣後順位です。本当に午前中に連絡を取ることが1番成果に繋がることでしょうか？成果を出せる仕事を午前中に集中して行い、午後に連絡を取れば問題ないことの方が多いのではないでしょうか。

そうです。良い発想転換が出来ていますね。私は、仕事の連絡は秘書にも共有し、スケジュール調整など秘書が返せるものは返してもらうようにしています。全部自分で返信することをやめているんです。会社はチームで動いているのですから、自分1人で動くものはなるべく減らし、限られた時間内で自分が成果を出せることに集中しましょう。