パーキンソンの法則ですね。パーキンソンの法則とは、以下の2つです。
1. 仕事は、利用可能な時間を全て満たすように拡大していく
2. 支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

時間はあるものだと思った瞬間に浪費が始まります。例えば、本来なら30分で終わるはずの会議も、あらかじめ1時間設定されていると、どうしても無駄が生じてしまい、結局1時間かかってしまうんです。

弊社では以前、子育てと仕事を両立している社員が、深夜遅くまで仕事をする日が続いたので、日報を分析してみたんです。すると、「子供が寝た後にしか集中できない」「夜にやれば良い」という思いが強いあまり、昼の時間の使い方が荒くなっていることに気づきました。子育てしているお母さんが、深夜に仕事をするというのも健康的ではありません。それではどうすれば良いのか。ポイントは、時間がないと思った瞬間に、工夫が始まるということです。

そうです。弊社では実際に、週休3日制度を導入しました。皆さん、週休3日欲しいですよね？

そうすると、余計な仕事を削ぎ落として、本当にするべき仕事のみをするようになります。限られた時間で効果の出る行動をするようになるのです。

スケジュール帳が真っ白だということですね。真っ白なスケジュール帳に、予定が入ったら埋めていく人は、時間術を使えていない証拠です。

私のスケジュール帳は常に埋まっているのですが、すべての時間に予定が入っているのではなく、ブロックしているんです。例えばAの案件の情報収集、企画を考える時間、部下と打ち合わせをする時間といった具合に、自分のスケジュールをあらかじめ決めておく。そして部下から打ち合わせの打診が来たら、打ち合わせ時間として確保していた時間の中で予定を組んでいきます。

はい。時間を他人にコントロールされるのではなく、自分でコントロールする。これを意識すると、時間の使い方が大幅に変わりますよ。

日報をつけてもらうことと、仕事終わりに翌日の予定を立ててもらってください。企業は予算と実績、予実管理を行いますよね。それと同じように、社員の行動も予定と実際を書き出してもらいます。仕事も時間の使い方も、準備が8割。計画的に行うことと、実際の結果を見て計画の精度を上げることで、時間を効率的に使えるようになりますよ。

そうです。マネージャーが想定しているよりも多くの時間を割いている作業があれば、躓いている原因を探ることができます。疑問点があって先に進めていないだけか、社員の不得意なことなのか。理由が分かれば、改善点も自ずと見えてくるはずです。これらの繰り返しで、社内全体で、時間の使い方の効率化を図ることができます。

早く行きたければ一人で、遠くへ行きたければみんなで、という言葉があります。自分の時間は1日24時間と限られており、自分の時間を通して実現できることは限られます。しかし、他人の時間を使うことを覚えると、1日の時間が48時間、1000時間に増えていくんですね。自分のスキルを上げるためにも、企業が成長していくためにも、いかにみんなの時間を有効的に使うかは非常に重要な課題です。